Was Sie bei einer Amtsniederlegung unbedingt wissen müssen
Wenn ein Hausverwalter plötzlich oder angekündigt sein Amt niederlegt, stellt sich für Eigentümer schnell die Frage: Was nun? Ob aus Altersgründen, überlastung oder strategischer Neuausrichtung – für die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist eine Amtsniederlegung immer ein sensibles Thema. Denn die Verwaltung einer Immobilie darf nicht stillstehen. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt richtig vorgehen, welche Fristen gelten, welche Rechte und Pflichten Sie haben – und worauf Sie bei der Wahl einer neuen Hausverwaltung achten sollten.
1. Ausgangssituation verstehen: Was bedeutet die Amtsniederlegung?
Die Amtsniederlegung bedeutet, dass der Verwalter das Vertragsverhältnis vorzeitig beendet – in der Regel einseitig durch schriftliche Erklärung. Das kann rechtlich zulässig sein, muss aber bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
Gilt die Kündigungsfrist im Vertrag?
Ja. In den meisten Verwalterverträgen ist eine ordentliche Kündigungsfrist geregelt (oft 3 oder 6 Monate). Diese muss auch bei einer Amtsniederlegung eingehalten werden, es sei denn, es liegt ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung vor (z. B. schwere Pflichtverletzung durch die WEG – § 14 Absatz 1 und 2 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG)).
Was passiert bei einer plötzlichen Amtsniederlegung?
Legt der Verwalter sein Amt ohne Einhaltung der Frist nieder, ist das in der Regel nicht rechtmäßig – es sei denn, ein wichtiger Grund liegt vor. In diesem Fall kann die WEG ggf. Schadensersatz verlangen.
2. Erste Schritte der Eigentümergemeinschaft
a) Schriftliche Niederlegung prüfen
Prüfen Sie, ob die Kündigung formell korrekt erfolgt ist (schriftlich, mit Bezug auf Vertrag oder Gesetz). Auch das Protokollieren in der nächsten Eigentümerversammlung ist ratsam.
b) Sondereigentümer informieren
Die restlichen Eigentümer sollten umgehend über die Niederlegung informiert werden – schriftlich oder per E-Mail. Transparenz ist jetzt entscheidend.
c) Handlungsfähigkeit sichern
Bis zur Bestellung eines neuen Verwalters ist die WEG handlungsunfähig. Prüfen Sie, ob eine Interimslösung möglich ist oder der Verwaltungsbeirat (sofern vorhanden) Übergangsaufgaben übernimmt.
3. Neue Hausverwaltung finden: Darauf sollten Sie achten
a) Ausschreibung vorbereiten
Erstellen Sie ein klares Anforderungsprofil: Wie viele Einheiten? Welche Schwerpunkte? Welche digitalen Lösungen sind gewünscht? Nutzen Sie Vergleichsportale oder Empfehlungen.
b) Angebote einholen & vergleichen
Vergleichen Sie nicht nur die Preise, sondern auch Leistungen, Referenzen, digitale Tools und Kommunikationsverhalten. Ein Blick auf unsere Leistungen hilft Ihnen bei der Orientierung: WEG-Verwaltung bei LPE Immobilien
c) Bestellung per Eigentümerversammlung
Ein neuer Verwalter muss in einer ordentlichen oder außerordentlichen Versammlung bestellt werden. Die Einladung muss korrekt erfolgen, und die Beschlussfassung bedarf einer Mehrheit gem. § 26 WEG.
4. Was passiert mit Unterlagen & Konten?
a) Rückgabe der Verwaltungsunterlagen
Der alte Verwalter ist verpflichtet, alle Unterlagen vollständig und geordnet zu übergeben. Dazu zählen:
- Abrechnungen & Wirtschaftspläne
- Verträge & Versicherungsunterlagen
- Beschluss-Sammlungen
- Buchhaltungsdaten & Bankvollmachten
b) Übergabeprotokoll anfertigen
Erstellen Sie ein schriftliches Protokoll zur Übergabe, idealerweise mit dem neuen Verwalter gemeinsam. So sichern Sie sich gegen spätere Unklarheiten ab.
5. Risiken vermeiden: Was Sie auf keinen Fall tun sollten
- Keine neuen Verträge oder Reparaturen ohne Verwaltung beauftragen
- Nicht abwarten: Jede Verzögerung kann teuer werden
- Keine Verwalterwahl ohne genaue Prüfung
Fazit: Ruhe bewahren, strukturiert handeln
Eine Amtsniederlegung kann für Unruhe sorgen – aber mit klarem Vorgehen und guter Organisation ist die WEG schnell wieder handlungsfähig. Wichtig ist, dass die Eigentümer gemeinsam aktiv werden, Fristen einhalten und bei der Verwaltersuche auf Qualität achten. Wer vorausschauend denkt, verhindert Folgekosten und unnötigen Stress.
FAQ
Wie schnell muss eine neue Hausverwaltung bestellt werden?
Es gibt keine gesetzliche Frist, aber je schneller, desto besser. Ohne Verwalter ist die WEG nicht geschäftsfähig.
Kann der Verwaltungsbeirat Übergangsweise Aufgaben übernehmen?
Ja, jedoch nur begrenzt. Er kann vorbereitende Aufgaben übernehmen, aber keine rechtsverbindlichen Entscheidungen treffen.
Was tun, wenn der Verwalter Unterlagen nicht herausgibt?
Fordern Sie diese schriftlich an. Bei Weigerung bleibt nur der Rechtsweg. Auch eine einstweilige Verfügung ist möglich.
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