Beim Verwalterwechsel entscheidet sich vieles in den 60 bis 70 Minuten, in denen sich die Kandidaten in der Eigentümerversammlung vorstellen. Läuft dieser Tagesordnungspunkt strukturiert ab, trifft die Gemeinschaft eine fundierte Entscheidung. Läuft er chaotisch, entscheidet am Ende das Bauchgefühl. Die gute Nachricht: Mit etwas Vorbereitung wird daraus ein sachlicher, fairer und effizienter Prozess.
In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen als Beirat Schritt für Schritt, wie ein Verwalterwechsel in der Eigentümerversammlung abläuft – von der Zahl der Kandidaten über die Abberufung des alten Verwalters bis zur Wahl des neuen.
Das Wichtigste in Kürze
- Sie brauchen keine drei Angebote – das ist bewährte Praxis, keine gesetzliche Pflicht.
- Laden Sie maximal drei Kandidaten zur Vorstellung ein – mehr sorgt für Verwirrung statt Klarheit.
- Beschließen Sie Abberufung, Kündigung und Neubestellung in einer Versammlung, um eine verwalterlose Zeit zu vermeiden.
- Setzen Sie die Verwaltervorstellung an den Anfang der Tagesordnung, direkt nach der Eröffnung.
- Der Beirat spricht eine begründete Empfehlung aus – gestützt auf eine objektive Vergleichstabelle.
Wie viele Angebote und Kandidaten brauchen Sie?
Vorab die wichtigste Entlastung: Sie müssen nicht drei Angebote einholen. Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt keine Mindestzahl vor – die viel zitierte „Drei-Angebote-Regel“ ist eine bewährte Empfehlung, kein Gesetz. Entscheidend ist nur, dass die Gemeinschaft echt vergleichen kann und der Auswahlweg nachvollziehbar dokumentiert ist. Oft reichen schon zwei gut vergleichbare Angebote, in engen Märkten im Einzelfall auch weniger.
Warum das so ist – und was das vieldiskutierte BGH-Urteil dazu sagt – haben wir ausführlich aufbereitet: in unserem Beitrag zu den Angeboten bei der Verwalterbestellung. Hier geht es um den nächsten Schritt: wie Sie die Auswahl in der Versammlung umsetzen.
In der Versammlung selbst gilt: maximal drei Kandidaten. Drei Vorstellungen geben der Gemeinschaft eine echte Auswahl, ohne den Abend zu sprengen. Mehr Kandidaten bringen selten mehr Erkenntnis – sie führen zu Ermüdung und einer aufgeweichten Diskussion.
Gehört die Abberufung des alten Verwalters in dieselbe Versammlung?
Ja. Bringen Sie die Abberufung des alten Verwalters, die Kündigung seines Vertrags und die Bestellung des neuen Verwalters in einer Versammlung zusammen – jeweils als getrennten Tagesordnungspunkt. So bleibt Ihre Gemeinschaft durchgehend handlungsfähig und Sie vermeiden eine „verwalterlose Zeit“.
Der Grund liegt in der Wirkung der Abberufung: Mit dem Abberufungsbeschluss endet das Amt des bisherigen Verwalters sofort. Würden Sie ihn abberufen, ohne am selben Abend einen Nachfolger zu bestellen, stünde die WEG ab dem Folgetag ohne Verwalter da – ohne jemanden, der Zahlungen leistet, Schäden beauftragt oder Fristen wahrt.
In welcher Reihenfolge: erst Abberufung oder erst Neubestellung?
Üblich und sauber ist diese Reihenfolge auf der Tagesordnung: erst die Abberufung des alten Verwalters, dann die Kündigung seines Vertrags, anschließend die Bestellung des neuen Verwalters und die Annahme des neuen Vertrags. Die Neubestellung sollte dabei nahtlos an die Abberufung anschließen, damit keine Lücke entsteht. Jeder dieser Punkte ist ein eigener Beschluss mit eigener Abstimmung.
Wichtig ist die Unterscheidung dahinter: Die Abberufung beendet das Amt, die Kündigung beendet den Vertrag und damit die Pflicht, Honorar zu zahlen. Wie Sie den Vertrag richtig beenden – ordentlich oder bei wichtigem Grund außerordentlich – lesen Sie in unserem Leitfaden Hausverwalter außerordentlich kündigen: Müssen Sie 6 Monate weiterzahlen?
Praxistipp: Sichern Sie die Reihenfolge ab. Stellen Sie vor der Versammlung sicher, dass ein geeigneter Nachfolger bereitsteht und eine Mehrheit realistisch ist – sonst riskieren Sie, den Alten loszuwerden, aber keinen Neuen bestätigt zu bekommen. Beschließen Sie außerdem gleich mit, dass der Verwaltungsbeirat bevollmächtigt wird, Abberufung und Kündigung namens der Gemeinschaft zu erklären und den neuen Vertrag zu unterschreiben. Fehlt dieser Beschluss, müssten sonst grundsätzlich alle Eigentümer unterschreiben.
Achtung Formfehler: Jeder dieser Punkte muss in der Einladung präzise angekündigt sein. Ein unklarer Tagesordnungspunkt wie „Wiederwahl des Verwalters“ kann angefochten werden. Dass die Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung eingehalten wird, ist dabei Pflicht.
Warum gehört die Vorstellung an den Anfang der Tagesordnung?
Weil externe Kandidaten pünktlich erscheinen – und nicht im Foyer warten sollten, während sich vorgelagerte Tagesordnungspunkte ziehen. Setzen Sie die Vorstellung direkt nach Feststellung der Beschlussfähigkeit und der formalen Eröffnung an. Das signalisiert Wertschätzung und gibt der Versammlung Struktur.
Wie viel Zeit bekommt jeder Kandidat?
15 Minuten pro Kandidat genügen, wenn der Beirat vorab einen klaren Rahmen kommuniziert. In dieser Zeit sollte jeder Verwalter typischerweise abdecken:
- Kurzvorstellung des Unternehmens (Größe, Erfahrung, verwalteter Bestand)
- Leistungsumfang und Besonderheiten des Angebots
- Ansprechpartner und Erreichbarkeit
- Honorarstruktur auf einen Blick
- Zwei, drei Sätze, warum gerade er die richtige Wahl ist
Was nicht hineingehört: ausschweifende Firmengeschichten, PowerPoint-Marathons oder Grundsatzdebatten zum WEG-Recht. Wer wissen will, woran sich eine gute Verwaltung erkennen lässt, findet Anhaltspunkte in unserem Beitrag Wie arbeitet eine moderne Hausverwaltung?.
Sollte die bisherige Verwaltung im Raum bleiben?
Nein. Die bisherige Hausverwaltung verlässt während der Vorstellung den Raum. Das ist aus drei Gründen sinnvoll: Die Kandidaten können frei sprechen, niemand präsentiert seine Stärken vor dem direkten Wettbewerber, und die Eigentümer äußern Kritik offener, wenn die abzulösende Verwaltung nicht zuhört.
Rechtlich ist das unproblematisch: Für die reine Vorstellung besteht keine Protokollierungspflicht, denn es wird noch nichts beschlossen. Zur Abstimmung über Abberufung, Kündigung und Neubestellung kehrt die Verwaltung dann zurück – diese Beschlüsse sind ein separater, protokollpflichtiger Teil. Kündigen Sie diesen Ablauf am besten schon in der Einladung an, damit niemand überrascht ist.
Sollte der Beirat eine Empfehlung aussprechen?
Ja – und das ist einer der größten Hebel für eine gute Entscheidung. Viele Beiräte scheuen sich, klar Position zu beziehen, und überlassen die Wahl „neutral“ der Gemeinschaft. Das klingt demokratisch, führt aber oft zu einer diffusen Diskussion ohne roten Faden.
Der Grund ist ein Wissensgefälle, das sich nicht wegdiskutieren lässt: Der Verwaltungsbeirat hat sich über Wochen mit den Angeboten beschäftigt. Er hat Angebote angefragt, Honorarmodelle gegenübergestellt, Referenzen geprüft, vielleicht mit den Kandidaten telefoniert und die Verträge im Detail gelesen. Die Eigentümer in der Versammlung sehen jeden Kandidaten dagegen nur 15 Minuten und bekommen einen Stapel Zahlen vorgelegt. Diesen Tiefenblick können sie in den wenigen Minuten der Vorstellung unmöglich nachholen.
Genau deshalb ist eine fundierte Empfehlung kein Bevormunden, sondern Orientierung. Sie gibt der Diskussion eine Struktur, hilft besonders denen, die sich nicht in die Angebote eingearbeitet haben, und verhindert, dass am Ende der charismatischste Auftritt gewinnt statt das beste Angebot. Die Entscheidung trifft am Ende trotzdem die Eigentümerversammlung per Beschluss – der Beirat liefert nur das sachliche Fundament dafür.
Die Vergleichstabelle als sachliches Fundament
Damit die Empfehlung nicht wie eine persönliche Meinung wirkt, braucht der Beirat ein objektives Werkzeug: eine strukturierte Vergleichstabelle aller Anbieter. Sie sollte enthalten:
- Grundhonorar pro Einheit
- Leistungsumfang (inklusive vs. Zusatzkosten)
- Erreichbarkeit und Reaktionszeiten
- Referenzen und Bestandsgröße
- Digitalisierungsgrad (Eigentümerportal, Online-Abrechnung)
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen
Diese Tabelle macht den Vergleich für alle Eigentümer nachvollziehbar und transparent. Worauf es bei der Auswahl sonst noch ankommt, fasst unser Beitrag Beste Hausverwaltung finden zusammen.
Wie moderiert man die Diskussion – ohne dass sie ausufert?
Nach der Vorstellung folgt die Diskussion. Hier ist der Versammlungsleiter gefragt. Bewährt hat sich: Zuerst stellt der Beirat seine Empfehlung anhand der Vergleichstabelle kurz vor. Dann stellen die Eigentümer ihre Fragen – gesammelt, nicht durcheinander. Reine Meinungsäußerungen ohne Sachbezug darf der Versammlungsleiter freundlich begrenzen. Zeichnet sich eine Mehrheit ab, wird zügig abgestimmt. Wie Sie eine Versammlung souverän führen, zeigt unser Praxisleitfaden zur Eigentümerversammlung.
Der ideale Ablauf im Überblick
| Schritt | Was passiert | Dauer |
|---|---|---|
| Eröffnung des TOP | Versammlungsleiter erklärt den Ablauf | 2 Min. |
| Bisherige Verwaltung verlässt den Raum | Freundliche Bitte, draußen zu warten | 1 Min. |
| Vorstellung Kandidat 1–3 | je strukturierte Präsentation | je 15 Min. |
| Empfehlung des Beirats | Kurze Begründung anhand Vergleichstabelle | 5 Min. |
| Diskussion & Fragen | Moderiert durch Versammlungsleiter | 10–15 Min. |
| Beschluss: Abberufung des alten Verwalters | Einfache Mehrheit | 3 Min. |
| Beschluss: Kündigung des Verwaltervertrags | Einfache Mehrheit | 2 Min. |
| Beschluss: Bestellung neuer Verwalter + Vertrag | Wahl des neuen Verwalters | 5 Min. |
| Gesamt | ~80 Min. |
Häufige Fragen zum Verwalterwechsel in der Eigentümerversammlung
Wie viele Angebote muss man für die Verwalterwahl einholen?
Es gibt keine gesetzliche Mindestzahl. Die „Drei-Angebote-Regel“ ist bewährte Praxis, keine Pflicht. Entscheidend ist, dass die Gemeinschaft echt vergleichen kann und der Auswahlprozess dokumentiert wird – oft reichen schon zwei vergleichbare Angebote.
Sollte man den alten Verwalter in derselben Versammlung abberufen – und in welcher Reihenfolge?
Ja. Beschließen Sie Abberufung, Kündigung und Neubestellung in einer Versammlung, um eine verwalterlose Zeit zu vermeiden. Übliche Reihenfolge: erst Abberufung und Kündigung des alten Verwalters, dann nahtlos die Bestellung des neuen Verwalters und der neue Vertrag – jeder Punkt als eigener Beschluss.
Wie viele Verwalter sollte man in der Eigentümerversammlung vorstellen?
Maximal drei. Drei Kandidaten bieten der Gemeinschaft eine echte Auswahl und halten den Abend in einem realistischen Rahmen. Mehr Kandidaten führen meist zu Ermüdung und einer unstrukturierten Diskussion.
Muss die bisherige Verwaltung den Raum verlassen?
Eine gesetzliche Pflicht dazu gibt es nicht, aber es ist dringend zu empfehlen. Da bei der reinen Vorstellung noch nichts beschlossen wird, besteht keine Protokollierungspflicht. Zur Abstimmung kehrt die Verwaltung zurück.
Darf der Beirat eine Empfehlung für einen Verwalter abgeben?
Ja. Der Beirat ist das sachkundige Gremium der Gemeinschaft und darf nach gründlicher Prüfung der Angebote eine begründete Empfehlung aussprechen. Die Entscheidung trifft am Ende die Eigentümerversammlung per Beschluss.
Wie lange dauert die Verwaltervorstellung insgesamt?
Mit Vorstellung, Empfehlung, Diskussion und den Beschlüssen zu Abberufung, Kündigung und Neubestellung sollten Sie rund 80 Minuten einplanen. Feste Zeitslots und eine klare Moderation halten diesen Rahmen ein.
Den Wechsel von Anfang an richtig aufsetzen
Ein gut vorbereiteter Verwalterwechsel gibt der Gemeinschaft Sicherheit – und führt zu einer Entscheidung, hinter der alle stehen können. Der Schlüssel liegt in der Vorbereitung: klare Struktur, faire Slots, objektiver Vergleich und eine lückenlose Reihenfolge der Beschlüsse. Bei LPE Immobilien verwalten wir über 4.000 Wohneinheiten in München und begleiten Eigentümergemeinschaften beim Verwalterwechsel – von der Angebotsprüfung bis zur ersten Versammlung. Lernen Sie unser Team auf der Seite Über uns kennen.
