Hausverwaltung wechseln: Wie viel Vorlaufzeit braucht die Übernahme einer WEG?

Das Wichtigste in Kürze

• Nach dem Beschluss genügen rund zwei Wochen bis zum Start der neuen Verwaltung, bei sofortiger Abberufung sogar ein Tag.
• Den meisten Vorlauf braucht nicht der Wechsel, sondern der Weg zum Beschluss: Die Einladung zur Versammlung muss drei Wochen vorher raus (§ 24 Abs. 4 WEG).
• Seit der WEG-Reform 2020 ist die Abberufung jederzeit und ohne wichtigen Grund möglich (§ 26 Abs. 3 WEG).
• Entscheidend ist ein einziger Punkt: „Neuwahl der Verwaltung“ muss in der Einladung stehen, sonst kann darüber nicht beschlossen werden.
• Ein Wechsel während der Gewährleistungsphase ist rechtlich problemlos – und oft dringend geboten.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?

Der Wechsel selbst ist schnell erledigt. Den meisten Vorlauf braucht nur der Weg zum Beschluss, weil die Einladung zur Eigentümerversammlung drei Wochen vorher verschickt werden muss.

Gut zu wissen: Für die Eigentümer ändert sich während der Übernahme praktisch nichts. Hausgeld, laufende Rechnungen und Notfälle sind vom ersten Tag an geregelt.

Der rechtliche Rahmen: Welche Fristen gelten?

Seit der WEG-Reform 2020 ist ein Verwalterwechsel deutlich einfacher geworden. Die Gemeinschaft kann ihre Verwaltung jederzeit abberufen, ein wichtiger Grund ist nicht mehr nötig.

• Abberufung jederzeit möglich (§ 26 Abs. 3 WEG): Die Eigentümer können die Verwaltung per Mehrheitsbeschluss abberufen, auch mit sofortiger Wirkung. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
• Einfache Mehrheit genügt (§ 25 WEG): Für Abberufung und Neubestellung reicht die Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Eine Mindestanzahl anwesender Eigentümer ist nicht mehr erforderlich.
• Ladungsfrist von drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG): Die Einladung muss mindestens drei Wochen vorher verschickt werden. Nur bei besonderer Dringlichkeit ist eine kürzere Frist zulässig. Details dazu im Ratgeber Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung.
• Tagesordnungspunkt ist Pflicht (§ 23 Abs. 2 WEG): Ein Beschluss ist nur wirksam, wenn der Gegenstand in der Einladung bezeichnet ist. Fehlt der Punkt „Neuwahl der Verwaltung“, kann darüber nicht entschieden werden.
• Bestellung auf höchstens fünf Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG): Bei der ersten Bestellung nach Gründung der WEG, typischerweise durch den Bauträger, sind es höchstens drei Jahre.
• Herausgabepflicht der Vorverwaltung (§§ 666, 667, 675 BGB): Die bisherige Verwaltung muss alle Unterlagen, Gelder und Schlüssel herausgeben und Rechenschaft ablegen. Verweigert sie das, macht sie sich schadensersatzpflichtig.

Praxistipp: Reichen Sie den Antrag auf den Tagesordnungspunkt „Neuwahl der Verwaltung“ vorsorglich per E-Mail ein, bevor die Einladung verschickt wird. Das Angebot der neuen Verwaltung kann später nachgereicht werden. So halten Sie sich alle Optionen offen und können in der Versammlung frei entscheiden. Wie Sie einen Punkt nachträglich ergänzen, steht im Beitrag Nachträgliche Tagesordnungspunkte.

Weigert sich die amtierende Verwaltung, eine Versammlung einzuberufen, können mehr als ein Viertel der Eigentümer die Einberufung verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Bei pflichtwidriger Weigerung darf auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Beispiel-Zeitplan: So schnell kann der Wechsel gehen

Rechnen Sie vom Termin der Eigentümerversammlung aus. Steht der Tagesordnungspunkt, kann die neue Verwaltung unmittelbar nach dem Beschluss loslegen.

Und über die Feiertage? Auch ein Beschluss kurz vor Weihnachten ist kein Problem. Eine gut aufgestellte Verwaltung ist über den Jahreswechsel besetzt und übernimmt zum 1. Januar oder auf Wunsch zum 1. Februar.

Wichtig ist nur eines: Der Punkt muss auf der Tagesordnung stehen. Warten Sie deshalb nicht auf die Einladung, sondern stellen Sie den Antrag, sobald der Beirat sich grundsätzlich einig ist. Wie die Wahl in der Versammlung selbst abläuft, zeigt der Ratgeber Verwalterwechsel in der Eigentümerversammlung.

Was bei der Übernahme einer WEG konkret passiert

Eine strukturierte Übernahme folgt immer denselben Schritten und läuft größtenteils im Hintergrund. Bei einer gut aufgestellten Verwaltung dauert sie etwa zwei bis vier Wochen. Die Gemeinschaft bleibt in dieser Zeit voll handlungsfähig, ein Schaden entsteht nicht.

1. Vorbereitung nach dem Beschluss: Die neue Verwaltung lässt sich die Bestellung nachweisen, fordert schriftlich alle Unterlagen bei der Vorverwaltung an und vereinbart einen Übergabetermin.
2. Übergabe mit Checkliste: Unterlagen, Schlüssel und Datenträger werden Punkt für Punkt geprüft und dokumentiert, idealerweise mit Fotos. So ist später eindeutig belegt, was übergeben wurde und was fehlt.
3. Konten und Finanzen: Die Verfügungsberechtigung für das Hausgeld- und Rücklagenkonto wird umgestellt, Lastschriften und Daueraufträge werden geprüft. Die Vorverwaltung legt Rechenschaft über das laufende Jahr ab.
4. Datenmigration: Eigentümerliste, Stammdaten, Wirtschaftsplan, Beschlusssammlung und Verträge werden in die Software der neuen Verwaltung übernommen.
5. Kommunikation: Eigentümer, Dienstleister, Versorger und Versicherungen erhalten die neuen Kontaktdaten und Zuständigkeiten.
6. Objektbegehung und Bestandsaufnahme: Technischer Zustand, offene Mängel, laufende Aufträge und Wartungsverträge werden aufgenommen.
7. Projektfahrplan mit dem Beirat: Die offenen Themen werden priorisiert, mit Zuständigkeiten und Terminen versehen und regelmäßig nachgehalten.

Diese Unterlagen muss die Vorverwaltung herausgeben

Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Beschlusssammlung und Protokolle, Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne, Kontoauszüge und Belege, Nachweise zur Erhaltungsrücklage, Dienstleister-, Wartungs- und Versicherungsverträge, Pläne und technische Dokumentation, Schlüssel sowie bei Neubauten Abnahmeprotokolle, Mängellisten und Gutachten.

Fehlen Pläne, lassen sie sich häufig über die Bauaufsichtsbehörde – in München die Lokalbaukommission (LBK) – oder direkt bei den ausführenden Gewerken beschaffen.

Sonderfall Neubau: Wechsel während der Gewährleistung

Ein Wechsel während der fünfjährigen Gewährleistungsfrist ist rechtlich problemlos möglich und oft sogar dringend geboten. Die Frist für Mängel am Gemeinschaftseigentum läuft in der Regel fünf Jahre ab Abnahme (§ 634a BGB) und wartet nicht auf eine überlastete Verwaltung.

In vielen Neubauten setzt der Bauträger die erste Verwaltung ein. Nicht jede dieser Erstverwaltungen hat die Kapazität oder das technische Know-how, Mängel konsequent gegenüber dem Bauträger zu verfolgen. Typische Folgen sind unklare Mängellisten, Gutachten ohne Nachverfolgung und Wartungslücken bei Lüftung, Dachtechnik oder Tiefgarage.

Worauf es in der Gewährleistungsphase ankommt:

• Vollständige Mängelliste: Alle offenen Punkte aus der Abnahme des Gemeinschaftseigentums, ergänzt um später aufgetretene Mängel, mit Status und Verantwortlichem.
• Gutachten mit Nachdruck: Bleibt ein Sachverständiger über Monate untätig, braucht es Fristsetzung oder einen anderen Gutachter.
• Fristen im Blick: Rechtzeitig vor Ablauf der Gewährleistung prüfen, ob die Verjährung gehemmt werden muss, etwa durch ein selbständiges Beweisverfahren. Das sollte mit einem Fachanwalt für Baurecht abgestimmt werden – mehr dazu unter Rechtsstreit gegen den Bauträger.
• Wartung sicherstellen: Fehlende Wartung technischer Anlagen ist ein eigenes Risiko. Ob die Beauftragung einer anderen Fachfirma Gewährleistungsansprüche berührt, sollte im Einzelfall geklärt werden.
• Abgleich mit dem Kaufvertrag: Zugesagte Leistungen wie eine Vorverkabelung für E-Mobilität stehen oft im Kaufvertrag, aber nicht in der Abnahmeliste.
• Klares Reporting: Beirat und Eigentümer brauchen regelmäßig einen Stand, sonst stochern alle im Dunkeln.

Praxisbeispiel: Die WEG Bavariaring 7–9 in München mit rund 86 Wohneinheiten hat LPE Immobilien noch während der Gewährleistungsphase übernommen. 2026 hat die Gemeinschaft den Verwaltervertrag um die volle Laufzeit von fünf Jahren verlängert – zum Praxisbericht.

Die entscheidende Frage für den Beirat lautet deshalb nicht „Ist ein Wechsel jetzt riskant?“, sondern: Was kostet es die Gemeinschaft, wenn ein weiteres Jahr nichts passiert?

Typische Bedenken von Beiräten – und was wirklich dran ist

„Uns nimmt während der Gewährleistung sowieso keine Verwaltung.“ Das stimmt nicht. Kleinere Verwaltungen lehnen solche Mandate oft ab, weil ihnen die Kapazität fehlt. Professionell aufgestellte Verwaltungen mit Neubauerfahrung übernehmen sie regelmäßig.

„Bei der Übergabe gehen Unterlagen verloren.“ Die Vorverwaltung ist gesetzlich zur Herausgabe verpflichtet. Eine Übergabe mit Checkliste und Fotodokumentation schafft Klarheit, was vorhanden ist und was fehlt. Bei einem drei bis fünf Jahre alten Objekt sind die wesentlichen Unterlagen in aller Regel noch beschaffbar.

„Die Versammlung ist erst kurz vor Weihnachten, das reicht nicht mehr.“ Doch. Zwischen Beschluss und Start genügen rund zwei Wochen, bei sofortiger Abberufung sogar ein Tag. Eine Übernahme zum 1. Januar ist damit auch nach einer Versammlung Mitte Dezember realistisch.

„In der Übergangsphase bleibt alles liegen.“ Nein. Aktenübergabe und Einpflege in die Systeme dauern zwar zwei bis vier Wochen, laufen aber im Hintergrund. Hausgeld, Rechnungen, Notfälle und dringende Aufträge sind vom ersten Tag an geregelt.

„Die alte Verwaltung kann uns daraus einen Strick drehen.“ Nein. Einen Tagesordnungspunkt zu beantragen und eine Verwaltung abzuberufen, ist das gute Recht jeder Eigentümergemeinschaft. Seit 2020 braucht die Abberufung keinen wichtigen Grund mehr. Wie Sie dabei formal sauber vorgehen, steht unter Hausverwaltung kündigen.

„Ein Wechsel bringt nur Unruhe.“ Kurzfristig bedeutet ein Wechsel Aufwand. Langfristig entsteht die größere Unruhe, wenn Mängel verschleppt werden und der Beirat ein weiteres Jahr hinterhertelefoniert.

So übernimmt LPE Immobilien Ihre WEG

LPE Immobilien ist eine inhabergeführte Hausverwaltung aus München. Wir betreuen über 4.000 Wohneinheiten in München, spezialisiert auf große Wohnanlagen in Neubau und Bestand.

• Eigenes Onboarding-Team: Zwei Onboarding-Manager kümmern sich ausschließlich um die Eingliederung neuer Objekte. Ihre Immobilienmanagerin oder Ihr Immobilienmanager kann sich so vom ersten Tag an um die Inhalte kümmern statt um Formalitäten.
• Erfahrung aus vielen Übernahmen: Wir haben in den vergangenen Jahren Objekte von rund 50 bis 60 verschiedenen Verwaltungen übernommen, auch schwierige Übergaben.
• Übergabe-Checkliste mit Fotodokumentation: Alles, was übergeben wird, wird sauber dokumentiert. Damit endet das Hin und Her zwischen Bauträger, Vorverwaltung und neuer Verwaltung.
• Projektfahrplan ab Tag 1: Gemeinsam mit dem Beirat legen wir fest, welche Themen Priorität haben, wer zuständig ist und bis wann.
• Kurzfristige Übernahme möglich: In der Regel innerhalb von zwei Wochen nach dem Beschluss, bei sofortiger Abberufung auch ab dem nächsten Tag. Unser Team ist auch über den Jahreswechsel besetzt.
• Neubau- und Gewährleistungskompetenz: Wir betreuen zahlreiche Neubauten als Erstverwaltung, ab 2028 allein fast 1.000 Einheiten im Lerchenauer Feld. Das Team kennt die Mängelverfolgung gegenüber Bauträgern aus der Praxis.
• Technische Beratung: Von Lüftungsanlagen bis zum Lademanagement in der Tiefgarage beraten wir die Gemeinschaft fachlich, nicht nur organisatorisch.
• Monatlicher Status-Termin mit dem Beirat: Bei größeren Objekten besprechen wir in einem kurzen Termin von 15 bis 20 Minuten den Stand aller laufenden Themen.
• Digitales Kundenportal: Über LPE OS haben Eigentümer und Beiräte jederzeit Zugriff auf Unterlagen, Protokolle und den Stand der Dinge.
• Nachweisbare Zufriedenheit: 93 Prozent der Verwalterverträge werden verlängert. Auf Wunsch stellen wir den Kontakt zu Beiräten her, die selbst gewechselt haben.

Mehr zum Ablauf finden Sie auf der Seite Hausverwaltung wechseln und in unseren Referenzen.

Checkliste: Verwalterwechsel in 8 Schritten

• Laufzeit von Bestellung und Verwaltervertrag prüfen
• Im Beirat die wichtigsten Probleme und Ziele festhalten
• Angebote von zwei bis drei Verwaltungen einholen und Referenzen erfragen – eine Kriterienliste dafür finden Sie unter Hausverwaltung ausschreiben
• Tagesordnungsantrag „Neuwahl der Verwaltung“ per E-Mail einreichen, bevor die Einladung verschickt wird
• Prüfen, ob die Einladung den Punkt enthält und die Ladungsfrist von drei Wochen eingehalten ist
• Die Eigentümer vorab über die Gründe und die Alternativen informieren
• In der Versammlung über Abberufung, Neubestellung, Vertrag und Bevollmächtigung des Beirats zur Vertragsunterzeichnung beschließen
• Übernahmetermin und Projektfahrplan mit der neuen Verwaltung festlegen

Häufige Fragen zum Verwalterwechsel

Wie lange dauert ein Hausverwaltungswechsel in einer WEG?

Zwischen dem Beschluss in der Eigentümerversammlung und dem Start der neuen Verwaltung genügen oft zwei Wochen, bei sofortiger Abberufung sogar ein Tag. Die interne Übernahme mit Aktenübergabe und Einpflege in alle Systeme dauert danach etwa zwei bis vier Wochen und läuft im Hintergrund.

Wie viel Vorlaufzeit braucht eine neue Hausverwaltung?

Weniger als gedacht. Eine gut aufgestellte Verwaltung braucht nach dem Beschluss rund zwei Wochen bis zum Start. Den meisten Vorlauf braucht die Einladung zur Versammlung mit ihrer Ladungsfrist von drei Wochen.

Kann man die Hausverwaltung während der Gewährleistung wechseln?

Ja. Ein Wechsel in den ersten fünf Jahren nach Abnahme ist rechtlich jederzeit möglich. Gerade dann lohnt er sich, wenn die bisherige Verwaltung Mängel nicht konsequent verfolgt.

Reicht eine Eigentümerversammlung im Dezember für einen Wechsel zum 1. Januar?

Ja. Eine gut aufgestellte Verwaltung ist über die Feiertage besetzt und übernimmt zum 1. Januar. Auf Wunsch ist auch der 1. Februar als Starttermin möglich.

Welche Mehrheit braucht man für den Verwalterwechsel?

Es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Eigentümerversammlung (§ 25 WEG). Ein wichtiger Grund für die Abberufung ist seit 2020 nicht mehr erforderlich.

Was passiert, wenn die alte Verwaltung Unterlagen nicht herausgibt?

Die Vorverwaltung ist zur Herausgabe verpflichtet und macht sich bei Verweigerung schadensersatzpflichtig. Fehlende Pläne lassen sich zudem oft über die Bauaufsichtsbehörde oder die ausführenden Firmen beschaffen.

Muss der Verwaltervertrag zuerst auslaufen?

Nein. Die Abberufung ist jederzeit möglich, der alte Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Am einfachsten ist ein Wechsel zum regulären Vertragsende.

Kann eine neue Hausverwaltung sofort übernehmen?

Ja. Beschließt die Eigentümerversammlung die sofortige Abberufung und bestellt zugleich die neue Verwaltung, kann diese schon am nächsten Tag zuständig sein. Voraussetzung ist eine Verwaltung mit eingespielten Übernahmeprozessen.

Entsteht während der Übernahme ein Schaden für die WEG?

Nein. Aktenübergabe und Einpflege in die Systeme laufen im Hintergrund. Hausgeld, Rechnungen und Notfälle sind in dieser Zeit geregelt, die Gemeinschaft bleibt voll handlungsfähig.

Fazit: Ein Verwalterwechsel geht schneller, als viele denken

Nach dem Beschluss kann eine gut aufgestellte Verwaltung innerhalb von zwei Wochen übernehmen, bei sofortiger Abberufung sogar am nächsten Tag. Aktenübergabe und Einpflege in die Systeme laufen in den folgenden zwei bis vier Wochen im Hintergrund, ohne dass der Gemeinschaft ein Schaden entsteht. Entscheidend ist nur, dass der Punkt „Neuwahl der Verwaltung“ rechtzeitig auf der Tagesordnung steht.

Ihre Eigentümerversammlung steht kurz bevor? Sprechen Sie uns an, gerne auch kurzfristig. Wir betreuen über 4.000 Wohneinheiten in München, prüfen Ihre Situation, erstellen zeitnah ein Angebot und übernehmen auf Wunsch schon kurz nach dem Beschluss – gerne auch abends per Videocall mit dem gesamten Beirat. Mehr dazu unter WEG-Verwaltung.