Ein Wasserschaden, ein plötzlicher Verwalterausfall oder ein Beirat, der partout keine Versammlung ansetzt: Manchmal kann eine WEG nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten. Für genau solche Fälle gibt es die außerordentliche Eigentümerversammlung (ETV) – und das Gesetz gibt auch den Eigentümern selbst ein Instrument in die Hand, sie durchzusetzen, wenn der Verwalter untätig bleibt.
In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, welches Quorum Sie brauchen, wie Sie den Verwalter formal zur Einberufung zwingen und was passiert, wenn er sich trotzdem weigert. Kurz vorweg: Verlangen mehr als 25 % der Eigentümer schriftlich eine Versammlung, muss der Verwalter einberufen – tut er es nicht, springt der Verwaltungsbeirat ein.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine außerordentliche ETV kann jederzeit einberufen werden – ein triftiger, nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung aufschiebbarer Grund muss aber vorliegen.
- Der Verwalter muss einberufen, wenn mehr als 25 % der Eigentümer nach Köpfen (nicht nach Miteigentumsanteilen) dies schriftlich unter Angabe von Zweck und Gründen verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG).
- Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, kann der Verwaltungsbeirat – dessen Vorsitzender oder Stellvertreter – die Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).
- Fehlt auch ein Beirat, kann die Gemeinschaft per Beschluss oder Umlaufverfahren einen einzelnen Eigentümer zur Einberufung ermächtigen.
- Die Einladungsfrist beträgt in der Regel eine Woche, kann bei besonderer Dringlichkeit aber weiter verkürzt werden.
Wer darf eine außerordentliche Eigentümerversammlung verlangen?
Grundsätzlich ist der Verwalter für die Einberufung zuständig – auch für außerordentliche Versammlungen. Damit Eigentümer nicht auf dessen Wohlwollen angewiesen sind, gibt § 24 Abs. 2 WEG jedem Eigentümer ein eigenes Minderheitenrecht: Verlangen mehr als 25 % der Wohnungseigentümer schriftlich unter Angabe von Zweck und Gründen eine außerordentliche Versammlung, ist der Verwalter zur Einberufung verpflichtet. Dieses Recht kann die Wohnungseigentümergemeinschaft nicht einmal durch einen Beschluss einschränken.
Wichtig beim Zählen: Maßgeblich ist das Kopfprinzip, nicht die Größe der Miteigentumsanteile. Bei fünf Eigentümern reichen also schon zwei, die eine Versammlung fordern – unabhängig davon, wie viel Wohnfläche die übrigen drei besitzen.
Welche Gründe rechtfertigen eine außerordentliche Versammlung?
Ein triftiger Grund liegt vor, wenn ein Thema so dringend ist, dass es nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten kann. In der Praxis sind das vor allem:
- Akute Schäden am Gebäude – etwa Wasser-, Brand- oder Sturmschäden, die sofortige Reparaturbeschlüsse erfordern
- Dringende finanzielle Entscheidungen – etwa zur Finanzierung unerwarteter Sanierungen
- Verwalterwechsel – insbesondere die Abberufung einer Verwaltung, die ihre Pflichten verletzt
- Neue gesetzliche Vorgaben, die kurzfristige Anpassungsbeschlüsse notwendig machen
- Schwerwiegende Konflikte innerhalb der Gemeinschaft, die einer zeitnahen Klärung bedürfen
Bleibt der Verwalter dagegen dauerhaft untätig und beruft gar keine Versammlung ein, sollten Sie Ihre Rechte bei ausbleibender Eigentümerversammlung kennen.
Wie stellen Eigentümer das Einberufungsverlangen richtig?
Damit der Verwalter nicht mit formalen Einwänden reagieren kann, sollte das Verlangen enthalten:
- Zweck und Gründe der gewünschten Versammlung – konkret und nachvollziehbar formuliert
- Unterschriften ausreichend vieler Eigentümer, damit das 25-%-Quorum nachweisbar erreicht ist
- Idealerweise eine angemessene Frist, innerhalb der der Verwalter reagieren und einladen soll (üblich sind rund zwei Wochen)
- Die Textform (§ 24 Abs. 4 WEG) – ein Brief, eine E-Mail oder ein Computerfax genügen; eine Unterschrift ist rechtlich nicht zwingend, aus Nachweisgründen aber empfehlenswert
Was tun, wenn der Verwalter sich weigert?
Verweigert der Verwalter die Einberufung pflichtwidrig – was gerade dann vorkommt, wenn er selbst Gegenstand der Kritik ist, etwa bei einer geplanten Abberufung – gibt § 24 Abs. 3 WEG der Gemeinschaft ein Ausweichinstrument:
- Der Verwaltungsbeirat kann einberufen. Ist ein Vorsitzender bestellt, übernimmt dieser oder sein Stellvertreter die Aufgabe – die Weigerung des Verwalters läuft damit ins Leere.
- Ist kein Beirat vorhanden oder handlungsfähig, kann die Gemeinschaft per Beschluss einen einzelnen Eigentümer dazu ermächtigen, die Versammlung einzuberufen.
- Alternativ steht das schriftliche Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG offen: Sind sich alle Eigentümer einig, kann ein Umlaufbeschluss auch ganz ohne den Aufwand einer Versammlung gefasst werden.
Praxistipp: Wenn absehbar ist, dass der Verwalter sich sperren wird – zum Beispiel weil er selbst zur Abwahl steht – lohnt sich der Blick, ob bereits ein Beiratsvorsitzender bestellt ist. Das erspart im Ernstfall wertvolle Zeit. Soll der Verwalter abberufen werden, hilft unser Leitfaden zum Thema Hausverwaltung kündigen beim weiteren Vorgehen.
Muss der Verwalter bei der außerordentlichen Versammlung anwesend sein?
Nein. Auch den Vorsitz der Versammlung muss nicht der Verwalter führen – dies kann ebenso der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Stellvertreter oder jeder andere Eigentümer übernehmen. Die Teilnahme der Verwaltung ist also keine Voraussetzung für eine wirksame Versammlung, was gerade bei einem geplanten Verwalterwechsel praktisch relevant ist. Soll der Verwalter zugleich abberufen werden, sollte im selben Zuge auch der Verwaltervertrag gekündigt werden.
Welche Frist gilt für die Einladung?
Anders als bei der ordentlichen Versammlung mit ihrer dreiwöchigen Regel-Frist gilt für die außerordentliche Versammlung eine verkürzte Frist von in der Regel einer Woche. Liegt ein Fall besonderer Dringlichkeit vor – etwa ein akuter Schaden –, kann die Frist auf wenige Tage weiter verkürzt werden. Auch hier gilt jedoch: Die Einladung muss in Textform erfolgen und allen im Grundbuch eingetragenen Eigentümern zugehen. Details zur regulären Frist finden Sie im Ratgeber zur Ladungsfrist zur Eigentümerversammlung.
Welche Angaben muss die Einladung enthalten?
Unabhängig davon, wer einlädt, gelten dieselben Mindestanforderungen wie bei der ordentlichen Versammlung:
| Pflichtangabe | Warum wichtig |
|---|---|
| Ort, Datum, Uhrzeit | Formvoraussetzung für eine wirksame Einberufung |
| Vollständige Tagesordnung | Nur angekündigte Punkte dürfen beschlossen werden, § 23 Abs. 2 WEG |
| Begründung der Dringlichkeit | Rechtfertigt die kurze Frist und die außerordentliche Einberufung |
| Hinweis auf Beschlussfähigkeit | Klärt, wann die Versammlung beschlussfähig ist bzw. eine Wiederholungsversammlung nötig wird |
| Angebote bei Verwalterwahl | Bei geplanter Neubestellung eines Verwalters sollten Vergleichsangebote beigefügt sein |
Ein zu allgemein formulierter Punkt wie „Sonstiges“ deckt dabei nur Angelegenheiten von untergeordneter Bedeutung ab – für eine Beschlussfassung reicht das nicht aus.
Wer trägt die Kosten einer außerordentlichen Versammlung?
Die Kosten – etwa eine gesonderte Vergütung des Verwalters, Raummiete oder Versandkosten – trägt in aller Regel die Wohnungseigentümergemeinschaft. Ob und in welcher Höhe der Verwalter für zusätzliche Versammlungen eine Extravergütung verlangen darf, ergibt sich aus dem Verwaltervertrag – ein Blick dorthin lohnt sich vor der Einberufung.
Häufige Fragen zur außerordentlichen Eigentümerversammlung
Wie viele Eigentümer müssen eine außerordentliche Versammlung verlangen?
Mehr als 25 % der Wohnungseigentümer, gezählt nach Köpfen und nicht nach Miteigentumsanteilen. Das Verlangen muss dem Verwalter schriftlich unter Angabe von Zweck und Gründen zugehen.
Was, wenn der Verwalter die Einberufung trotzdem verweigert?
Dann kann der Verwaltungsbeirat – dessen Vorsitzender oder Stellvertreter – die Versammlung einberufen. Fehlt auch ein handlungsfähiger Beirat, kann die Gemeinschaft per Beschluss einen einzelnen Eigentümer dazu ermächtigen oder das schriftliche Umlaufverfahren nutzen.
Wie lange ist die Einladungsfrist bei einer außerordentlichen Versammlung?
In der Regel eine Woche. Bei besonderer Dringlichkeit kann die Frist auf wenige Tage verkürzt werden, sofern dies nachvollziehbar begründet wird.
Muss der Verwalter an der außerordentlichen Versammlung teilnehmen?
Nein. Auch die Versammlungsleitung kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, dessen Stellvertreter oder ein anderer Eigentümer übernehmen.
Welche Themen rechtfertigen eine außerordentliche Versammlung?
Vor allem akute Gebäudeschäden, dringende finanzielle Entscheidungen, ein anstehender Verwalterwechsel oder schwerwiegende Konflikte in der Gemeinschaft – kurz: alles, was nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten kann.
Fazit: Eigentümer sind nicht auf den guten Willen des Verwalters angewiesen
Das WEG-Recht gibt Eigentümern ein wirksames Werkzeug, um dringende Themen auch außerhalb der jährlichen Versammlung auf die Tagesordnung zu bringen – unabhängig davon, ob der Verwalter mitspielt. Wer das 25-%-Quorum organisiert, sein Verlangen sauber begründet und nötigenfalls den Verwaltungsbeirat einschaltet, kann eine außerordentliche Eigentümerversammlung auch gegen den Widerstand einer untätigen oder befangenen Verwaltung durchsetzen. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Als Hausverwaltung mit über 4.000 betreuten Wohneinheiten in München erleben wir täglich, wie viel eine reaktionsschnelle Verwaltung wert ist. Wenn Ihre Gemeinschaft überlegt, die WEG-Verwaltung neu aufzustellen, unterstützen wir Sie gern beim geordneten Übergang.
