Die Steuerfrist rückt näher – und die Hausverwaltung hat die Jahresabrechnung noch immer nicht geliefert. Ohne die Bescheinigung über haushaltsnahe Dienstleistungen oder die genauen Werbungskosten stockt Ihre Steuererklärung. Das ist ärgerlich, aber lösbar.
Die kurze Antwort vorweg: Wenn die Hausverwaltung nicht rechtzeitig liefert, können Sie eine formlose Fristverlängerung beim Finanzamt beantragen, die Erklärung mit vorläufigen Werten aus Wirtschaftsplan oder Vorjahr abgeben oder um eine vorläufige Veranlagung nach § 165 der Abgabenordnung (AO) bitten. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen die drei Wege im Detail, geben Ihnen eine fertige Textvorlage an die Hand und erklären, welche Rechte Sie gegenüber der Verwaltung haben. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Das Wichtigste in Kürze
- Fehlt die Abrechnung unverschuldet, gewährt das Finanzamt in der Regel eine Fristverlängerung.
- Sie können vorläufig mit Zahlen aus Wirtschaftsplan oder Vorjahr abgeben und später korrigieren.
- Ein Hinweis auf § 165 AO sorgt dafür, dass der Bescheid in diesem Punkt offenbleibt.
- Parallel sollten Sie die Verwaltung schriftlich und mit Frist zur Abrechnung auffordern.
- Verwalter sind gesetzlich verpflichtet, die Jahresabrechnung zeitnah vorzulegen.
Warum die fehlende Abrechnung überhaupt zum Problem wird
Für Ihre Steuererklärung brauchen Sie Zahlen aus der Abrechnung der Hausverwaltung: Bei selbstgenutztem Eigentum die haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG, bei vermieteten Wohnungen die Werbungskosten für die Anlage V. Solange die Jahresabrechnung fehlt, fehlen Ihnen diese Werte – und ohne sie lässt sich die Erklärung nicht sauber ausfüllen.
Wichtig zu wissen: Eine WEG-Jahresabrechnung wird rechtlich erst mit dem Beschluss der Eigentümerversammlung verbindlich. Verzögert sich die Versammlung, verzögert sich auch die Abrechnung. Wie dieser Ablauf genau funktioniert, erklären wir in unserem Ratgeber zur Jahresabrechnung in der WEG.
Weg 1: Fristverlängerung beim Finanzamt beantragen
Das Finanzamt gewährt in der Regel einen Aufschub, wenn Sie die Verzögerung nicht selbst verschuldet haben – und eine säumige Hausverwaltung ist genau so ein Fall. So gehen Sie vor:
- Der Weg: Senden Sie ein formloses Schreiben an Ihr Finanzamt, am schnellsten elektronisch über das Portal ELSTER via „Sonstige Nachricht“.
- Die Begründung: Erklären Sie sachlich, dass die Hausverwaltung die Abrechnung noch nicht erstellt hat.
- Das Ziel: Schlagen Sie direkt einen konkreten, realistischen neuen Abgabetermin vor – häufig werden rund zwei Monate gewährt.
Praxistipp: Je konkreter Sie sind, desto reibungsloser läuft es. Nennen Sie, wann die Verwaltung die Fertigstellung angekündigt hat, und bieten Sie an, die Unterlagen umgehend nachzureichen.
Weg 2: Die Steuererklärung mit vorläufigen Werten einreichen
Möchten oder müssen Sie trotz fehlender Abrechnung zeitnah abgeben, können Sie mit vorläufigen Werten arbeiten. Drei Bausteine helfen dabei:
- Wirtschaftsplan nutzen: Setzen Sie die Werte aus dem genehmigten Wirtschaftsplan des betreffenden Jahres oder die Zahlen der Vorjahresabrechnung als Schätzbasis an.
- Vorläufigkeit beantragen: Weisen Sie das Finanzamt im Freitextfeld darauf hin, dass die Abrechnung fehlt, und bitten Sie darum, den Bescheid in diesem Punkt nach § 165 AO vorläufig zu erlassen.
- Korrektur nachreichen: Sobald die finale Abrechnung vorliegt, reichen Sie die exakten Daten nach. Der vorläufige Bescheid wird dann angepasst.
Der Wirtschaftsplan ist übrigens die Grundlage, aus der später die echte Abrechnung wird – wie beides zusammenhängt, lesen Sie in unserem Überblick zur Erstellung der WEG-Jahresabrechnung.
Weg 3: Die Hausverwaltung in die Pflicht nehmen
Parallel zum Finanzamt sollten Sie Ihre Rechte gegenüber der Verwaltung einfordern. Verwalter sind gesetzlich verpflichtet, die Jahresabrechnung zeitnah nach Ablauf des Wirtschaftsjahres vorzulegen – die Rechtsprechung setzt hier regelmäßig einen Rahmen von einigen Monaten an.
- Frist setzen: Fordern Sie die Abrechnung schriftlich und mit einer angemessenen Frist ein.
- Rechtslage benennen: Verweisen Sie auf die Pflicht des Verwalters zur zeitnahen Abrechnung.
- Konsequenzen aufzeigen: Weisen Sie darauf hin, dass Sie die Verwaltung für finanzielle Schäden – etwa Verspätungszuschläge des Finanzamts – verantwortlich machen, wenn Fristen versäumt werden.
Reagiert die Verwaltung generell schlecht, ist das oft ein größeres Muster. Was Sie dann tun können, zeigt unser Ratgeber Hausverwaltung reagiert nicht; die geltenden Termine finden Sie unter Fristen für die Hausgeldabrechnung.
Vorlage: Antrag auf Fristverlängerung
Diesen Text können Sie für Ihr Schreiben oder das ELSTER-Formular anpassen:
Betreff: Antrag auf Fristverlängerung für die Einkommensteuererklärung [Steuerjahr]
Steuernummer: [Ihre Steuernummer]Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit beantrage ich eine Verlängerung der Abgabefrist für meine Einkommensteuererklärung des Jahres [Steuerjahr] bis zum [neues Wunschdatum].Die Verzögerung beruht darauf, dass mir die hierfür erforderliche Hausgeldabrechnung bzw. die Bescheinigung nach § 35a EStG von der zuständigen Hausverwaltung unverschuldet noch nicht zur Verfügung gestellt wurde. Die Verwaltung hat die Fertigstellung für [Monat] angekündigt.
Sobald mir die Unterlagen vorliegen, werde ich die Erklärung umgehend einreichen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Häufige Fragen
Was tun, wenn die Hausverwaltung die Abrechnung nicht rechtzeitig für die Steuererklärung liefert?
Beantragen Sie beim Finanzamt formlos eine Fristverlängerung und begründen Sie sie mit der unverschuldeten Verzögerung durch die Verwaltung. Alternativ geben Sie die Erklärung mit vorläufigen Werten aus Wirtschaftsplan oder Vorjahr ab und reichen die echten Zahlen später nach.
Kann ich die Steuererklärung ohne Hausgeldabrechnung überhaupt abgeben?
Ja. Sie können mit Schätzwerten arbeiten und das Finanzamt bitten, den Bescheid in diesem Punkt nach § 165 AO vorläufig zu erlassen. Sobald die finale Abrechnung vorliegt, reichen Sie die genauen Werte nach.
Was bedeutet eine vorläufige Veranlagung nach § 165 AO?
Das Finanzamt lässt einen bestimmten Punkt des Steuerbescheids bewusst offen, weil noch Angaben fehlen. Der Bescheid bleibt in diesem Punkt änderbar und wird korrigiert, sobald Sie die endgültigen Zahlen nachreichen.
Bis wann muss die Hausverwaltung die Jahresabrechnung vorlegen?
Der Verwalter ist verpflichtet, die Jahresabrechnung zeitnah nach Ablauf des Wirtschaftsjahres zu erstellen. Die Rechtsprechung setzt dafür regelmäßig einen Rahmen von einigen Monaten an. Verbindlich wird sie mit dem Beschluss der Eigentümerversammlung.
Kann ich die Hausverwaltung für Verspätungszuschläge haftbar machen?
Wenn die Verwaltung ihre Pflicht zur zeitnahen Abrechnung schuldhaft verletzt und Ihnen dadurch ein konkreter Schaden entsteht, kommt ein Ersatzanspruch grundsätzlich in Betracht. Ob er im Einzelfall durchsetzbar ist, sollten Sie rechtlich prüfen lassen.
Fazit: Kühlen Kopf bewahren
Eine fehlende Hausgeldabrechnung ist kein Grund für Verspätungszuschläge. Mit einer formlosen Fristverlängerung, einer vorläufigen Abgabe nach § 165 AO und einer klaren schriftlichen Aufforderung an die Verwaltung haben Sie drei wirksame Hebel – und können den Termindruck herausnehmen. Wo eine solche Abrechnung dagegen pünktlich und nachvollziehbar kommt, ist das kein Zufall, sondern eine Frage der Verwaltungsqualität. Bei LPE Immobilien betreuen wir über 4.000 Wohneinheiten in München und sehen die termingerechte Abrechnung als Selbstverständlichkeit, nicht als Kür. Wenn Ihre Verwaltung hier regelmäßig hinterherhinkt, lohnt der Blick auf einen Verwalterwechsel. Steuerlich holen Vermieter zudem oft mehr heraus, als sie denken – ein Überblick dazu in unserem Ratgeber zu den steuerlichen Vorteilen für Vermieter.
