Ein Mieterwechsel ist kein einzelner Termin, sondern ein Prozess mit vielen Abhängigkeiten: Kündigung prüfen, Neuvermietung vorbereiten, Zählerstände dokumentieren, Kaution abrechnen, Stichtage sauber trennen. Wer hier strukturiert vorgeht, vermeidet Streit – und hält Leerstandszeiten kurz. In diesem Leitfaden ordnen wir alle Schritte verständlich ein, zeigen typische Fallstricke und verlinken auf vertiefende Artikel aus dem LPE Ratgeber.
Worum es beim Mieterwechsel wirklich geht
Ziel ist eine saubere, belegbare Übergabe zwischen altem und neuem Mietverhältnis – fachlich korrekt, wirtschaftlich sinnvoll und rechtssicher dokumentiert. Drei Punkte entscheiden über Tempo und Qualität: vollständige Informationen, klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Nachweise (Protokoll, Fotos, Zählerstände). Alles Weitere – von Schönheitsreparaturen bis Kautionsabrechnung – baut darauf auf.
Weiterführend: Den richtigen Mietpreis festlegen: Psychologie, Recht und Mietmodelle für Vermieter
Der Ablauf in der Praxis – vom Auszug bis zum Einzug
Ein guter Prozess verbindet Sachlichkeit mit Übersicht. Bewährt hat sich folgender roter Faden:
1. Kündigung & Termine:
Kündigungseingang bestätigen, Vorabnahme- und Endabnahmetermin abstimmen. Wohnungsgeberbestätigung für den neuen Mieter vormerken.
2. Vorabnahme:
Erste Sichtung von Mängeln und Pflichten z. B. Kleinreparaturen, ausstehende Schönheitsreparaturen. Erwartungsmanagement: Was ist fällig, was nicht?
Passend hierzu: Mieterwechsel: Wer zahlt was? Endrenovierung rechtssicher durchsetzen
3. Endabnahme & Protokoll:
Schlüsselanzahl erfassen, Zählerstände mit Datum und Foto dokumentieren, Zustand mit Fotos belegen, offene Punkte festhalten.
Passend hierzu: Übergabeprotokoll – warum es bindet und wie Sie es richtig nutzen
4. Stichtage:
Heiz-, Warmwasser- und ggf. Kaltwasserzähler am Auszugstag ablesen; Grundlage für die getrennte Heizkostenabrechnung.
5. Kaution:
Ansprüche prüfen, Einbehalte begründen, Abrechnung erstellen, Restbetrag auszahlen.
Passend hierzu: Kaution in der Vermietung: Rechte & Pflichten
6. Einzug & Start:
Name am Klingelschild/Briefkasten, Wohnungsgeberbestätigung übergeben, Hausordnung aushändigen, Kontaktdaten klären.
Endrenovierung & Schönheitsreparaturen: Was ist wirklich fällig?
Rund um „Endrenovierung“ entstehen die meisten Konflikte. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zulässigen Schönheitsreparatur-Klauseln und unwirksamen Pauschalpflichten. Starre Fristen ohne Bedarfsprüfung oder pauschale „Endrenovierung immer“ sind regelmäßig problematisch. Entscheidend ist der konkrete Abnutzungsgrad und die vertragliche Formulierung – idealerweise auf Basis eines aktuellen Mustervertrags.
Weitere Infos (mit Beispielen und Formulierungshinweisen): Mieterwechsel: Wer zahlt was? Endrenovierung rechtssicher umsetzen
Kaution rechtssicher abrechnen
Die Kaution dient der Absicherung berechtigter Ansprüche (z. B. Schäden, ausstehende Betriebskostennachzahlungen, Mietrückstände). Sie muss separat angelegt und zinsbringend verwahrt werden. Nach dem Auszug erfolgt die Kautionsabrechnung: Ansprüche prüfen, Einbehalte begründen, Nachweise beifügen und den Restbetrag fristnah auszahlen. Zeit braucht es vor allem, wenn Betriebskosten noch offen sind oder Schäden zu klären sind.
Weiterführend: Kaution in der Vermietung – Rechte, Pflichten und wo das Geld hingehört
Übergabeprotokoll, Zählerstände, Nachweise: Ihre Absicherung
Ein sauberes Übergabeprotokoll mit fotografischer Beweiskette (Datum, Perspektive, Detail) ist Ihr stärkstes Instrument gegen späteren Streit. Dokumentieren Sie:
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Räume und Oberflächen (Schäden, Abnutzung),
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alle Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Wärme),
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Schlüsselanzahl und Art (Wohnung, Keller, Briefkasten, Transponder),
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offene Punkte mit klaren Fristen zur Erledigung.
Tipp: Legen Sie die Dateibenennung standardisiert an (z. B. „2025-10-31_Wohnung_Übergabe_Wohnzimmer_Wand_Links.jpg“).
Passend hierzu: Umzug – Checklisten & Pflichten rund um den Wohnungswechsel
Nebenkosten & Heizkosten: Stichtage sauber trennen
Bei der Betriebskostenabrechnung kommt es auf korrekte Zeiträume an. Die Heiz- und Warmwasserkosten lassen sich auf Basis der Stichtagsstände getrennt abrechnen. Die WEG-Jahresabrechnung (Hausgeld) ist hingegen objektbezogen und wird nicht personenbezogen aufgeteilt – maßgeblich ist der Beschluss der Eigentümer. Für Vermieter heißt das: Heizkosten sauber trennen, jährliche Hausgeldabrechnung als Objektgröße verstehen und ggf. Abrechnungsspitzen einkalkulieren.
Weitere Infos: WEG-Jahresabrechnung – Inhalte, Pflichten, häufige Fehler
Passend hierzu: Abrechnungsspitze in der WEG – was sie bedeutet & wer zahlt
Besonderheiten in der WEG: Klingelschild, Hausordnung, Umzug
In Wohnungseigentumsanlagen greifen Regelungen der Gemeinschaft. Klingelschild und Briefkasten sind in der Regel Gemeinschaftseigentum – die Beschilderung erfolgt einheitlich über die Verwaltung. Umzüge betreffen häufig Treppenhaus, Aufzug, Außenflächen. Planen Sie Schutzmaßnahmen (z. B. Aufzugspolster, Treppenschutz) und stimmen Sie Zeiten (Ruhzeiten, Anlieferung) ab. So vermeiden Sie Schäden und Beschwerden.
Passend hierzu: Verkehrssicherungspflicht – Verantwortung für sichere Wege und Anlagen
Checkliste Mieterwechsel für Vermieter
Eine Liste ersetzt keine Einordnung – hilft aber, nichts zu vergessen. Nutzen Sie diese Punkte als Arbeitsgrundlage und dokumentieren Sie jeden Schritt:
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Kündigungseingang prüfen, Termine für Vorabnahme und Endabnahme festlegen.
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Mietvertragliche Pflichten (Schönheitsreparaturen, Kleinreparaturen) prüfen; Erwartungen schriftlich klären.
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Übergabeprotokoll vorbereiten, Zählerstände am Stichtag mit Foto dokumentieren.
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Schlüsselbestand erfassen; fehlende Schlüssel zeitnah nachfertigen lassen.
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Heizkosten-Stichtage an den Dienstleister übermitteln; Hausgeld/WEG als Objektgröße einplanen.
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Kaution: Ansprüche prüfen, Einbehalte begründen, Abrechnung erstellen, Restbetrag zahlen.
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Klingelschild/Briefkasten anpassen (WEG-Standard), Hausordnung übergeben.
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Wohnungsgeberbestätigung für den neuen Mieter rechtzeitig ausstellen.
So setzt LPE den Mieterwechsel transparent um
Bei LPE Immobilien verbinden wir Tempo mit Nachvollziehbarkeit – gerade in Mehrhaus-Portfolios:
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Start mit Struktur: Sie erhalten ein klar aufgebautes Mieterwechsel-Formular, das alle Pflichtangaben abfragt (inkl. Schreibweise für Klingelschild, Stichtagsstände mit Foto).
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ID & Meilensteine: Jeder Vorgang erhält eine ID – mit sichtbaren Meilensteinen: (1) Eingang & Plausibilitätscheck, (2) Klingelschild nach Freigabe, (3) Stichtagsdaten an Heizkosten-Dienstleister, (4) Abschlussunterlagen.
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Proaktive Kommunikation: Keine Standardfloskeln, sondern konkrete To-dos, wenn etwas fehlt.
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Entlastung nach Bedarf: Vom schlanken Vorgang bis zum Vermieter-Paket (Nebenkostenabrechnung, Koordination kleiner Maßnahmen, Organisation im Hintergrund).
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Häufige Fragen zum Mieterwechsel
Muss der Mieter am Ende renovieren?
Nicht automatisch. Zulässig sind Schönheitsreparaturen nach Bedarf und wirksam formulierten Klauseln. Pauschale „Endrenovierung immer“ oder starre Fristen sind häufig unwirksam. Prüfen Sie den Einzelfall und dokumentieren Sie den Zustand mit Fotos.
Weitere Infos: Endrenovierung beim Mieterwechsel – was wirklich gilt
Wie lange darf ich die Kaution einbehalten?
Solange, bis offene Ansprüche geklärt sind (z. B. Schäden, ausstehende Nebenkosten). In der Praxis geschieht die Abrechnung innerhalb weniger Monate, abhängig von Belegen und noch offenen Abrechnungen. Wichtig sind begründete Einbehalte und eine übersichtliche Abrechnung.
Weiterführend: Kaution in der Vermietung – Rechte & Pflichten
Kann die Hausgeld-Jahresabrechnung der WEG personenbezogen getrennt werden?
Nein. Die WEG-Jahresabrechnung ist objektbezogen. Personenscharf trennen lassen sich Heiz- und Warmwasserkosten über Stichtagsstände.
Was, wenn Zählerstände fehlen oder falsch sind?
Nachfordern – am besten fotografisch mit Datumsnachweis. Wenn das nicht möglich ist, mit dem Dienstleister plausibel schätzen (z. B. auf Basis von Vorjahreswerten) und die Schätzung im Protokoll offenlegen. Für die Zukunft Stichtagsstände verbindlich im Prozess verankern.
LPE Immobilien – Hausverwaltung, die Mieterwechsel meistert
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LPE Immobilien – Hausverwaltung in München steht für diesen Anspruch: für Mieterwechsel mit Struktur, Transparenz und wirtschaftlichem Denken.
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