Ihre WEG wechselt die Hausverwaltung – und plötzlich steht die Frage im Raum: Wer erstellt eigentlich die Jahresabrechnung? Die kurze Antwort: Es kommt auf den Zeitpunkt des Wechsels an. Bei einem Wechsel zum 1. Januar muss in der Regel die neue Verwaltung die Abrechnung des Vorjahres erstellen. Bei einem unterjährigen Wechsel bleibt die alte Verwaltung zuständig, solange die Abrechnung noch offen ist. In diesem Ratgeber erklären wir die wichtigsten Szenarien – praxisnah und so, dass Sie als Beirat sicher entscheiden können.
Das Wichtigste in Kürze
- Wer beim Verwalterwechsel die Jahresabrechnung erstellt, hängt vom genauen Zeitpunkt des Wechsels ab.
- Wechsel zum 1. Januar: Die neue Verwaltung erstellt die Abrechnung des Vorjahres.
- Unterjähriger Wechsel, Abrechnung noch offen: Die alte Verwaltung bleibt zuständig.
- Eine abweichende Regelung ist jederzeit möglich – aber nur schriftlich und meist gegen Zusatzhonorar.
- Die vollständige Übergabe aller Unterlagen ist eine einklagbare Pflicht der alten Verwaltung.
Der Grundsatz: Es zählt der Zeitpunkt
Maßgeblich ist, wer zu dem Zeitpunkt im Amt ist, zu dem die Jahresabrechnung erstellt und der Eigentümerversammlung vorgelegt werden muss. Die Pflicht zur Jahresabrechnung in der WEG trifft also nicht automatisch die Verwaltung, die das Abrechnungsjahr begleitet hat, sondern diejenige, die zum maßgeblichen Zeitpunkt zuständig ist. Das klingt einfach, sorgt aber genau dann für Streit, wenn der Wechsel mitten ins Jahr fällt.
Szenario 1: Wechsel zum 1. Januar
Tritt die neue Verwaltung zum 1. Januar ihr Amt an, ist die Lage klar: Die neue Hausverwaltung ist für die Jahresabrechnung des Vorjahres zuständig. Das überrascht viele, schließlich hat die neue Verwaltung das Vorjahr gar nicht begleitet. Aber genau das ist der Regelfall – die Abrechnung wird im neuen Jahr erstellt, und wer dann im Amt ist, trägt die Pflicht.
Damit das funktioniert, muss die alte Verwaltung zum 31. Dezember vollständig und sauber übergeben:
- Alle Kontoauszüge und Buchungsunterlagen des Vorjahres
- Sämtliche Belege: Rechnungen, Verträge, Dienstleisterabrechnungen
- Zugänge zu Heizkostenportalen und Abrechnungsdienstleistern
- Offene Posten, Rücklagen und Daueraufträge
- Eigentümerlisten und laufende Korrespondenz
Diese Übergabe ist keine Frage des guten Willens, sondern Pflicht. Kommt die alte Verwaltung ihr nicht nach, kann sie sich schadensersatzpflichtig machen.
Praxistipp für den Beirat: Halten Sie im Übergabeprotokoll schriftlich fest, welche Unterlagen in welchem Format übergeben wurden. Fehlende Belege dokumentieren und sofort mit kurzer Frist nachfordern.
Szenario 2: Unterjähriger Wechsel – z. B. zum 1. März
Das ist der kompliziertere und konfliktträchtigere Fall. Tritt die neue Verwaltung etwa zum 1. März an und ist die Vorjahresabrechnung noch nicht erstellt, gilt: Die alte Verwaltung bleibt für die Jahresabrechnung des Vorjahres zuständig. Sie hat die Buchführung geführt, kennt die Belege und war zuständig, als die Pflicht entstand – diese Verantwortung verbleibt bei ihr, auch nach ihrer Ablösung.
Das Problem: Die Datenhoheit wechselt, die Pflicht bleibt
Ab dem Amtsantritt der neuen Verwaltung läuft praktisch alles über sie: Heizkostendienstleister melden ihre Zugänge um, neue Rechnungen und Versorgerabrechnungen gehen dort ein, Bankvollmachten werden übertragen. Die alte Verwaltung soll also die Abrechnung erstellen, hat aber keinen Zugriff mehr auf Belege, die nach dem Wechsel eingehen.
Beispiel: Die Heizkostenabrechnung für das Vorjahr trifft erst im April oder Mai ein – Wochen nach dem Wechsel. Sie geht direkt bei der neuen Verwaltung ein, die alte bekommt sie nie zu Gesicht. Ohne enge Abstimmung bleibt die Abrechnung unvollständig.
Was Beiräte hier tun sollten
- Schon bei der Abberufung schriftlich festhalten, dass die alte Verwaltung die Jahresabrechnung noch erstellt.
- Einen konkreten Zeitplan für die Fertigstellung vereinbaren.
- Klären, wie nachlaufende Belege weitergeleitet werden.
- Die neue Verwaltung anweisen, abrechnungsrelevante Dokumente unverzüglich an die alte weiterzugeben.
Passend hierzu: Wie der Wechsel insgesamt sauber abläuft, lesen Sie in unserem Leitfaden, wie Sie die Hausverwaltung kündigen und eine neue Hausverwaltung finden.
Kann die neue Verwaltung die Abrechnung übernehmen?
Ja – aber nur, wenn die alte Verwaltung zustimmt und entsprechend entlastet wird. In manchen Fällen ist das sogar sinnvoll, etwa wenn der Wechsel gerade wegen schlechter Abrechnungsqualität erfolgte oder die neue Verwaltung ohnehin schon alle Unterlagen übernommen hat. Ein Automatismus ist das aber nicht. Es braucht:
- eine ausdrückliche, schriftliche Vereinbarung zwischen alter und neuer Verwaltung,
- in der Regel ein Zusatzhonorar für die neue Verwaltung, da die Vorjahresabrechnung nicht zum Standardhonorar gehört,
- die Information der Eigentümergemeinschaft, da die Zuständigkeit vertraglich geregelt wird.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie gerade wegen mangelhafter Abrechnungen wechseln, überlegen Sie gut, ob Sie der alten Verwaltung wirklich noch die letzte Abrechnung überlassen wollen. Oft ist es besser, die neue Verwaltung gegen Aufpreis damit zu beauftragen – vorausgesetzt, alle Unterlagen werden vollständig übergeben.
Szenario 3: Die alte Verwaltung verweigert oder verschleppt
Leider kein Einzelfall: Die alte Verwaltung ist abberufen, übergibt aber nur schleppend oder stellt die Abrechnung nicht fertig. Dann hilft konsequentes Vorgehen:
- Schriftliche Fristsetzung mit konkretem Datum.
- Bei Nichterfüllung: Abmahnung und Ankündigung von Schadensersatzansprüchen.
- Im Extremfall: Klage auf Herausgabe der Verwaltungsunterlagen und auf Erstellung der Abrechnung.
- Parallel die Eigentümerversammlung informieren, damit keine Beschlüsse auf falscher Grundlage gefasst werden.
Der Bundesgerichtshof hat mehrfach klargestellt, dass die Herausgabe aller Verwaltungsunterlagen eine einklagbare Pflicht des abberufenen Verwalters ist. Bei der Durchsetzung lohnt der Blick auf die Fristen für die Hausgeldabrechnung. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.
Checkliste für Beiräte beim Verwalterwechsel
- Zu welchem Datum tritt die neue Verwaltung ihr Amt an?
- Ist die Jahresabrechnung des Vorjahres bereits erstellt?
- Wer ist nach dieser Konstellation zuständig?
- Ist eine abweichende Vereinbarung sinnvoll – und schriftlich geregelt?
- Bei unterjährigem Wechsel: Ist die Weiterleitung nachlaufender Belege geregelt?
- Bei Wechsel zum 1.1.: Liegt ein vollständiges Übergabeprotokoll vor?
Häufige Fragen zum Verwalterwechsel und zur Abrechnung
Wer macht beim Verwalterwechsel die Jahresabrechnung?
Das hängt vom Zeitpunkt ab. Bei einem Wechsel zum 1. Januar erstellt die neue Verwaltung die Abrechnung des Vorjahres. Bei einem unterjährigen Wechsel bleibt die alte Verwaltung zuständig, solange die Abrechnung noch offen ist.
Muss die alte Verwaltung die Abrechnung noch erstellen, obwohl sie abberufen wurde?
Ja, wenn die Pflicht zur Erstellung bereits während ihrer Amtszeit entstanden ist und die Abrechnung noch offen war. Die Abberufung allein entbindet sie nicht von dieser Pflicht.
Kann die neue Verwaltung die Vorjahresabrechnung übernehmen?
Ja, aber nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Vereinbarung und in der Regel gegen Zusatzhonorar, da diese Leistung nicht zum Standardhonorar gehört. Voraussetzung ist die vollständige Übergabe aller Unterlagen.
Was tun, wenn die alte Verwaltung die Unterlagen nicht herausgibt?
Setzen Sie schriftlich eine Frist, mahnen Sie bei Nichterfüllung ab und kündigen Sie Schadensersatz an. Die Herausgabe aller Verwaltungsunterlagen ist eine einklagbare Pflicht des abberufenen Verwalters.
Wer trägt die Kosten, wenn die neue Verwaltung die Abrechnung erstellt?
In der Regel die Eigentümergemeinschaft über ein vereinbartes Zusatzhonorar, da die Erstellung der Vorjahresabrechnung nicht im laufenden Verwalterhonorar enthalten ist.
Fazit: Frühzeitig klären, schriftlich regeln
Die Frage, wer beim Verwalterwechsel die Jahresabrechnung erstellt, lässt sich nicht mit einem Satz beantworten – sie hängt am Zeitpunkt des Wechsels. Klären Sie diesen Punkt als Beirat aktiv und früh, am besten schon bevor die Kündigung ausgesprochen wird. Sonst zeigen am Ende beide Verwaltungen mit dem Finger aufeinander.
Wir bei LPE Immobilien verwalten über 4.000 Wohneinheiten in München und übernehmen Verwaltungen regelmäßig auch unterjährig – mit sauberer Übergabe und klaren Absprachen zur Abrechnung. Wenn Ihre WEG einen Verwalterwechsel plant, begleiten wir Sie von der ersten Frage bis zur fertigen Abrechnung.
