Sie sitzen im Verwaltungsbeirat und sollen für Ihre Eigentümergemeinschaft eine neue Hausverwaltung finden? Dann steht die wichtigste Entscheidung der nächsten Jahre an – und sie beginnt nicht mit der Auswahl, sondern mit der richtigen Frage an alle Anbieter.
Die Antwort vorweg: Wer eine Hausverwaltung ausschreiben will, holt nicht einfach „ein paar Angebote“ ein, sondern legt allen Anbietern denselben Kriterienkatalog vor. Nur so werden die Angebote vergleichbar – und nur so kann die Eigentümerversammlung am Ende eine fundierte, nachvollziehbare Entscheidung treffen. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen Schritt für Schritt, welche Kriterien hineingehören, wie Sie die Angebote bewerten und wie Sie das Ergebnis in der Versammlung sauber präsentieren. Am Ende finden Sie eine Vorlage zum Übernehmen.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine strukturierte Ausschreibung macht Angebote objektiv vergleichbar, weil alle Anbieter dieselben Fragen beantworten.
- Der Beirat bereitet die Auswahl vor und empfiehlt – bestellt wird die Verwaltung per Beschluss der Eigentümerversammlung.
- Acht Kriterienblöcke decken alles Wesentliche ab: von der kaufmännischen über die technische bis zur rechtlichen Verwaltung, dazu Erreichbarkeit, Digitalisierung, Qualifikation und Vergütung.
- Eine einfache Bewertungsmatrix mit Gewichtung macht aus vielen Angeboten eine klare Empfehlung.
- Der günstigste Anbieter ist selten der wirtschaftlichste – vergleichen Sie immer den vollständigen Leistungskatalog, nicht nur die Grundgebühr.
Warum eine strukturierte Ausschreibung dem Beirat das Leben leichter macht
Eine gute Kriterienliste leistet gleich dreierlei. Sie macht die Angebote vergleichbar, weil alle Anbieter dieselben Fragen beantworten. Sie macht Ihre Vorauswahl versammlungstauglich, weil Sie der Eigentümerversammlung eine saubere Gegenüberstellung und eine begründete Empfehlung vorlegen können. Und sie entlastet den Beirat persönlich, weil die Entscheidung auf Fakten beruht und nicht auf Sympathie oder dem niedrigsten Preis – das schützt Sie auch vor späteren Vorwürfen aus der Gemeinschaft.
Wichtig zur Rollenklärung: Der Beirat wählt nicht selbst aus. Er bereitet die Auswahl vor und spricht eine Empfehlung aus; die Bestellung der Verwaltung beschließt anschließend die Eigentümergemeinschaft in der Eigentümerversammlung. Wie der Beirat eine solche Vorbereitung sauber angeht, zeigt unser Ratgeber zur Vorbereitung des Verwaltungsbeirats.
Die 8 Kriterienblöcke einer guten Ausschreibung
Gliedern Sie Ihre Liste in thematische Blöcke. So stellen Sie sicher, dass nichts Wesentliches fehlt – und der Anbieter erkennt sofort, dass er es mit einem gut vorbereiteten Beirat zu tun hat.
1. Eckdaten des Objekts und gewünschter Leistungsumfang
Damit Anbieter ein belastbares Angebot machen können, geben Sie die Basis vor: Anzahl der Wohn- und Gewerbeeinheiten, Baujahr, Gesamtwohnfläche, besondere Anlagen wie Aufzug, Tiefgarage oder Heizungsart, aktuelle Herausforderungen wie eine anstehende Sanierung – und welche Leistungen Sie überhaupt beauftragen wollen.
2. Kaufmännische Verwaltung
Hier geht es ums Geld der Gemeinschaft. Fragen Sie nach der Erstellung von Wirtschaftsplan, Hausgeld- und Jahresabrechnung – und ausdrücklich danach, bis wann die Jahresabrechnung jeweils vorliegt. Dazu gehören die Verwaltung des Rücklagenkontos mit transparenter Dokumentation, der Zahlungsverkehr mit Versicherungen, Versorgern und Dienstleistern sowie ein funktionierendes Mahnwesen bei säumigen Eigentümern. Welche Aufgaben eine Verwaltung insgesamt schultert, fasst unser Überblick zu den Zuständigkeiten der Hausverwaltung zusammen.
3. Technische Verwaltung
Dieser Block entscheidet bei älteren Objekten über Erfolg oder Frust. Fragen Sie nach Angebotseinholung, Handwerkerbeauftragung und Koordination, nach Mängelmanagement und der Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen – besonders relevant bei Neubauten. Entscheidend ist die Begleitung größerer Maßnahmen: Wie steuert die Verwaltung eine Sanierung, vom Sanierungskonzept über vergabereife Unterlagen bis zur Ausschreibung und Bauüberwachung? Bitten Sie um konkrete Referenzprojekte vergleichbarer Größe. Was dahintersteckt, erklärt unser Ratgeber zu den Grundlagen der Sanierung in der WEG.
4. Rechtliche und organisatorische Verwaltung
Dazu zählen die Vorbereitung, Einberufung, Durchführung und Protokollierung der Eigentümerversammlung, die rechtssichere Fassung und Umsetzung von Beschlüssen sowie die Einhaltung gesetzlicher Pflichten und Fristen. Eine Verwaltung, die hier schludert, produziert anfechtbare Beschlüsse – und damit teure Folgeprobleme.
5. Erreichbarkeit und Service
Fragen Sie nach garantierten Reaktionszeiten, nach Notfallerreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten und nach einem festen, namentlichen Ansprechpartner mit geregelter Vertretung bei dessen Ausfall. Erreichbarkeit ist erfahrungsgemäß der häufigste Streitpunkt mit Verwaltungen. Achten Sie schon im Ausschreibungsprozess darauf, wie schnell ein Anbieter reagiert – das ist ein verlässlicher Vorgeschmack auf die spätere Zusammenarbeit.
6. Digitalisierung und Transparenz
Gibt es ein digitales Eigentümerportal mit Einsicht in Beschlüsse, Abrechnungen, Verträge, Belege und Rücklagenstand? Bitten Sie um eine kurze Vorführung. Wie sich moderne Abläufe im Alltag auszahlen, beschreibt unser Beitrag dazu, wie eine moderne Hausverwaltung arbeitet.
7. Qualifikation, Referenzen und Versicherung
Lassen Sie sich die gewerberechtliche Erlaubnis als Immobilienverwalter nachweisen, ebenso eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung und den Nachweis als zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG bzw. die laufende Weiterbildung. Bitten Sie um Referenzen von Gemeinschaften vergleichbarer Größe – ausdrücklich auch für kleinere WEGs, die bei großen Verwaltungen sonst gern untergehen.
8. Vergütung und Vertrag
Fragen Sie nach der Höhe der Grundvergütung pro Einheit und Monat und danach, was darin enthalten ist. Klären Sie, welche Leistungen gesondert berechnet werden – etwa die Begleitung von Großprojekten oder zusätzliche Versammlungen. Lassen Sie sich Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen nennen. Vorsicht bei auffällig günstigen Angeboten: Häufig wird über Zusatzpauschalen nachverdient. Vergleichen Sie deshalb immer den vollständigen Leistungskatalog, nicht nur die Grundgebühr.
So machen Sie die Angebote vergleichbar: die Bewertungsmatrix
Legen Sie eine einfache Tabelle an – Kriterien in den Zeilen, Anbieter in den Spalten. Bewerten Sie jedes Kriterium etwa auf einer Skala von 1 bis 5 und gewichten Sie die Blöcke, die Ihrer Gemeinschaft besonders wichtig sind. Steht eine Sanierung an, zählt technische Kompetenz mehr; bei einer zerstrittenen Gemeinschaft rücken Erreichbarkeit und Versammlungsführung nach vorn. So entsteht eine nachvollziehbare Gesamtwertung, die Sie der Versammlung direkt präsentieren können.
Praxistipp: Verschicken Sie die Bewertungskriterien gleich mit der Anfrage. Anbieter, die wissen, woran sie gemessen werden, antworten präziser – und Sie erkennen sofort, wer sich Mühe gibt und wer nur eine Standard-Pauschale herausschickt.
Vorlage: Ausschreibungsliste zum Übernehmen
Diese Punkte können Sie als Anschreiben an die angefragten Verwaltungen kopieren:
- Objekt: Einheitenzahl, Baujahr, Wohnfläche, besondere Anlagen, aktuelle Themen
- Gewünschte Leistungen: kaufmännisch, technisch, rechtlich (Zutreffendes markieren)
- Jahresabrechnung: Bis wann liegt sie vor?
- Rücklage: Wie wird sie angelegt und dokumentiert?
- Technik: Wie werden größere Sanierungen begleitet? Welche Referenzprojekte gibt es?
- Gewährleistung: Wie werden Ansprüche verfolgt?
- Eigentümerversammlung: Vorbereitung, Durchführung, Protokoll?
- Reaktionszeiten: Welche werden garantiert? Wie sieht die Notfallerreichbarkeit aus?
- Ansprechpartner: Wer betreut uns fest? Wie ist die Vertretung geregelt?
- Digitales Portal: vorhanden? Bitte um Vorführung
- Nachweise: Gewerbeerlaubnis, Haftpflichtversicherung, Zertifizierung/Weiterbildung
- Referenzen: vergleichbare Objektgröße
- Vergütung: Grundvergütung, Sonderleistungen, Laufzeit, Kündigungsfristen
Tipps zum Ablauf
Zwei bis drei vergleichbare Angebote genügen meist – wichtiger als die Menge ist die Vergleichbarkeit. Wie viele Angebote rechtlich nötig sind, ordnet unser Beitrag zur Neubestellung des Verwalters und der Drei-Angebote-Frage ein; den aktuellen Stand der Rechtsprechung dazu finden Sie im Ratgeber zum BGH-Urteil zur Drei-Angebote-Regel.
Planen Sie ausreichend Vorlauf vor der Eigentümerversammlung ein: Angebote einholen, prüfen, Gespräche führen und die Empfehlung aufbereiten braucht einige Wochen. Und legen Sie in der Versammlung die Bewertungsmatrix samt kurzer, begründeter Empfehlung vor – das erhöht die Akzeptanz und beschleunigt den Beschluss. Worauf es bei der Auswahl insgesamt ankommt, vertieft unser Ratgeber, wie Sie die beste Hausverwaltung finden. Wechseln Sie von einer bestehenden Verwaltung, hilft zusätzlich der Leitfaden Hausverwaltung kündigen.
Häufige Fragen zur Ausschreibung der Hausverwaltung
Muss der Beirat die Verwaltung auswählen?
Nein. Der Beirat bereitet die Auswahl vor und empfiehlt; entschieden – also bestellt – wird die Verwaltung durch Beschluss der Eigentümerversammlung. Diese klare Rollenteilung schützt den Beirat auch vor späterer Kritik.
Wie viele Angebote sollten wir einholen?
Üblich sind zwei bis drei. Entscheidend ist nicht die Anzahl, sondern dass alle Anbieter denselben Kriterienkatalog beantworten, damit die Angebote wirklich vergleichbar sind.
Worauf sollten wir am meisten achten?
Auf die Kombination aus Erreichbarkeit, technischer Kompetenz bei Maßnahmen, Transparenz und nachgewiesener Qualifikation – nicht allein auf den Preis. Der günstigste Anbieter ist selten der wirtschaftlichste, weil günstige Grundgebühren oft über Zusatzpauschalen wieder hereingeholt werden.
Was ist der Unterschied zwischen Ausschreibung und Bestellung?
Die Ausschreibung ist die strukturierte Anfrage und Vorauswahl durch den Beirat. Die Bestellung ist der formale Beschluss der Eigentümerversammlung, mit dem eine bestimmte Verwaltung beauftragt wird. Ohne diesen Beschluss gibt es keinen wirksamen Verwaltervertrag.
Fazit
Eine Hausverwaltung auszuschreiben ist keine Bürokratie, sondern Ihr wirksamster Hebel für eine gute Entscheidung. Mit einem einheitlichen Kriterienkatalog, einer Bewertungsmatrix und einer sauber begründeten Empfehlung verwandeln Sie eine Bauchentscheidung in einen nachvollziehbaren Beschluss – und ersparen Ihrer Gemeinschaft jahrelangen Ärger.
Genau auf diese Anforderungen sind wir eingestellt: Als Münchner Hausverwaltung mit über 4.000 betreuten Wohneinheiten beantworten wir Ihren Kriterienkatalog Punkt für Punkt – mit festem Ansprechpartner, garantierten Reaktionszeiten, digitalem Eigentümerportal und ausgewiesener Erfahrung bei der Begleitung von Sanierungen, auch für kleinere Gemeinschaften. Wenn Ihre WEG gerade ausschreibt, lernen Sie unsere WEG-Verwaltung kennen und nehmen Sie uns einfach in Ihre Ausschreibung auf.
